ويدئو کنفرانس سيستمي است که به واسطه آن و با کمک يک بستر مخابراتي مناسب ارتباط صوتي و تصويري بين دو يا چند نقطه به صورت همزمان برقرار و اشخاص حاضر در اين نقاط مي توانند به صورت همزمان صدا و تصوير طرف مقابل خود را دريافت کنند. اين جلسات همانند جلسات حضوري برگزار و از کيفيتي مشابه برخوردار است. بستر مخابراتي که سيستم فوق جهت انتقال صدا و تصوير از آن استفاده مي کند، مي تواند چند نقطه کاملا متمايز در سطح کره زمين را به يکديگر متصل کند.
ويدئو كنفرانس راه‌حلي است جامع براي برقراري ارتباط مستقيم صوتي و تصويري بين دو يا چند نفر، که بواسطه آن و با کمک يک بستر مخابراتي مناسب ارتباط صوتي و تصويري بين اين نقاط برقرار و اشخاص حاضر در اين نقاط مي توانند به صورت همزمان صدا و تصوير طرف مقابل خود را دريافت کنند. اين جلسات همانند جلسات حضوري برگزار و از کيفيتي مشابه برخوردار است. بستر مخابراتي که سيستم فوق جهت انتقال صدا و تصوير از آن استفاده مي کند، مي تواند چند نقطه کاملا متمايز در سطح کره زمين را به يکديگر متصل کند. با استفاده از اين سيستم امكان برگزاري جلسات و ملاقات‌هاي حضوري، بدون نياز به ترك محل كار در كوتاه‌ترين زمان ممكن فراهم مي‌نمايد و ضمن كاهش چشمگير هزينه‌هاي مربوط به سفر، جابجايي و استقرار نيروهاي متخصص و كارشناسان، مانع از اتلاف وقت و انرژي آن‌ها براي حضور در جلسات مي‌گردد.
استفاده از اين فناوري در مناطق وسيع و با گستردگي جغرافيايي بالا (همچون ايران) باعث ايجاد پل ارتباطي سريع و ايمن در حوزه‌هاي مختلف تجاري و تخصصي مي‌گردد و نقش بسزايي در افزايش بهره‌وري ايفا مي‌نمايد.
يك سيستم ويدئو كنفرانس داراي تجهيزات صوتي و تصويري مي‌باشد مثل کدک، دوربين، مانيتور، ميكروفن ، بلندگو و … با يك ارتباط مناسب شبکه اي ، اعم از خطوط اينترنتو یا اينترانت که با استفاده از این موارد می توان یک ارتباط ويديويي كامل را برقرار نمود.